Tối ưu chi phí văn phòng: Thuê ngoài hay tự quản lý?

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc kiểm soát và tối ưu hóa chi phí văn phòng trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Mỗi lựa chọn, dù là thuê ngoài hay tự quản lý, đều mang đến những ưu và nhược điểm riêng. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích để giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp nhất.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp, hay còn gọi là chi phí G&A (General & Administration Expenses), bao gồm tất cả các khoản chi phí gián tiếp cần thiết để duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày. Chúng không thể phân bổ trực tiếp cho một sản phẩm hay dịch vụ cụ thể. Tuy nhiên, chúng lại đóng vai trò thiết yếu trong việc vận hành toàn bộ hệ thống. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, các khoản này thường được ghi nhận vào tài khoản 642.

Các khoản mục chi phí quản lý phổ biến

Các chi phí này rất đa dạng. Chúng bao gồm lương cho nhân viên hành chính, chi phí văn phòng phẩm, điện, nước, internet. Ngoài ra còn có phí bảo hiểm, chi phí thuê mặt bằng văn phòng, chi phí pháp lý và kế toán. Chi phí công nghệ thông tin (trừ phần liên quan trực tiếp đến sản xuất) cũng thuộc nhóm này. Ngay cả chi phí tiếp thị, nếu không liên quan trực tiếp đến bán hàng, cũng được tính vào đây.

Việc kiểm soát chặt chẽ chi phí G&A mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp nhà quản trị lập dự toán chính xác hơn cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Đồng thời, nó cũng là cơ sở để đánh giá và kiểm soát các hoạt động kinh doanh. Hơn nữa, thông tin này cần thiết cho việc đưa ra quyết định đầu tư, đặt giá bán hay phân tích khả năng sinh lời.

Thuê ngoài (Outsourcing) và BPO: Khái niệm và Lợi ích

Thuê ngoài quy trình kinh doanh, hay BPO (Business Process Outsourcing), là hình thức doanh nghiệp ủy thác một phần hoặc toàn bộ quy trình kinh doanh cho một đơn vị bên ngoài. Mục tiêu chính là tối ưu hóa chi phí, nâng cao hiệu suất và tập trung vào các hoạt động cốt lõi. Dịch vụ BPO xuất hiện tại Việt Nam từ khoảng năm 2005, dù ban đầu có tốc độ phát triển chậm do lo ngại về kiểm soát, bảo mật và chất lượng. Tuy nhiên, Việt Nam hiện nay thuộc top 5 quốc gia có chất lượng dịch vụ BPO tốt hàng đầu thế giới. Thị trường BPO toàn cầu đạt doanh thu 280.643,5 triệu USD vào năm 2023 và dự kiến sẽ tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ.

Lợi ích khi áp dụng BPO

Việc áp dụng BPO mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Đầu tiên, nó giúp giảm chi phí hoạt động. Doanh nghiệp không cần đầu tư vào cơ sở hạ tầng, thiết bị hay tuyển dụng, đào tạo nhân sự cho các bộ phận không cốt lõi. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các startup có nguồn lực hạn chế.

Thứ hai, BPO giúp nâng cao chất lượng dịch vụ. Các nhà cung cấp BPO thường có chuyên môn sâu, quy trình chuyên nghiệp và công nghệ hiện đại. Họ có thể thực hiện các tác vụ với hiệu quả cao hơn so với việc tự làm. Ví dụ, việc thuê ngoài dịch vụ khách hàng có thể cải thiện đáng kể trải nghiệm người dùng.

Thứ ba, BPO cho phép doanh nghiệp tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi. Bằng cách giao phó các công việc không thiết yếu, ban lãnh đạo có thể dành nhiều thời gian và nguồn lực hơn cho việc phát triển sản phẩm, chiến lược kinh doanh và mở rộng thị trường.

Cuối cùng, BPO mang lại sự linh hoạt. Doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh quy mô dịch vụ thuê ngoài để đáp ứng nhu cầu thay đổi của thị trường, đặc biệt là trong các mùa cao điểm. Điều này giúp tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nguồn lực.

Các hình thức BPO phổ biến

Có ba hình thức BPO chính:

• Offshore Outsourcing: Thuê ngoài cho các nhà cung cấp ở quốc gia xa về mặt địa lý và múi giờ.
• Onshore Outsourcing: Thuê ngoài cho các nhà cung cấp trong cùng quốc gia.
• Nearshore Outsourcing: Thuê ngoài cho các nhà cung cấp ở quốc gia lân cận, có múi giờ và văn hóa tương đồng.

Các dịch vụ BPO thường gặp

Các dịch vụ BPO rất đa dạng, bao gồm:

• Thuê ngoài Marketing
• Hỗ trợ kỹ thuật
• Thuê ngoài nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, quản lý lương thưởng)
• Thuê ngoài kế toán và tài chính
• Quản lý chuỗi cung ứng

Tự quản lý văn phòng: Ưu điểm và Thách thức

Tự quản lý văn phòng có nghĩa là doanh nghiệp tự đảm nhiệm tất cả các công việc liên quan đến vận hành văn phòng. Điều này bao gồm việc thuê mặt bằng, trang bị nội thất, tuyển dụng và quản lý nhân viên hành chính, IT, kế toán, v.v.

Ưu điểm của việc tự quản lý

Ưu điểm lớn nhất của việc tự quản lý là doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát mọi hoạt động. Họ có thể dễ dàng điều chỉnh quy trình làm việc, đảm bảo tính bảo mật thông tin và duy trì văn hóa doanh nghiệp. Sự chủ động này giúp phản ứng nhanh với các thay đổi nội bộ.

Ngoài ra, việc tự quản lý có thể tạo ra cảm giác gắn kết và trách nhiệm cao hơn cho nhân viên. Khi mọi thứ nằm trong tầm tay, doanh nghiệp có thể xây dựng một môi trường làm việc theo đúng mong muốn của mình.

Thách thức khi tự quản lý

Tuy nhiên, tự quản lý văn phòng cũng đi kèm với nhiều thách thức đáng kể. Chi phí đầu tư ban đầu có thể rất cao. Doanh nghiệp cần chi trả cho việc thuê hoặc mua mặt bằng, thiết kế, trang bị nội thất, hệ thống công nghệ thông tin, và các thiết bị văn phòng khác.

Chi phí vận hành cũng không hề nhỏ. Bao gồm lương nhân viên, chi phí điện nước, internet, vật tư tiêu hao, bảo trì thiết bị. Việc quản lý các chi phí này đòi hỏi sự theo dõi sát sao và chuyên nghiệp. Nếu không có kinh nghiệm, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng tồn kho, chậm xử lý đơn hàng, hoặc các sai sót khác, ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Một thách thức khác là việc phân tán nguồn lực. Khi phải lo lắng cho tất cả các khía cạnh vận hành, doanh nghiệp có thể không còn đủ tập trung để phát triển sản phẩm và chiến lược kinh doanh. Điều này có thể dẫn đến chậm mở rộng thị trường.

So sánh chi phí: Thuê ngoài vs. Tự quản lý

Để đưa ra quyết định tối ưu, việc so sánh chi phí giữa hai phương án là điều cần thiết.

Chi phí khi thuê ngoài

Khi thuê ngoài, chi phí thường được tính theo hợp đồng dịch vụ, dựa trên phạm vi công việc và thời gian sử dụng. Chi phí này thường biến động theo quy mô sử dụng, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát ngân sách hơn. Mặc dù có chi phí ban đầu thấp, nhưng việc thuê ngoài có thể phát sinh chi phí quản lý hợp đồng, chi phí chuyển đổi và đôi khi là chi phí phát sinh nếu không quản lý tốt nhà cung cấp.

Tuy nhiên, nhìn chung, dịch vụ thuê ngoài thường có chi phí vận hành thấp hơn so với tự quản lý, đặc biệt là khi xem xét đến chi phí cố định và chi phí gián tiếp. Doanh nghiệp không cần lo lắng về các khoản chi phí ẩn như xử lý sai sót, hoàn hàng, hay lỗi vận chuyển mà bên cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp sẽ gánh vác.

Chi phí khi tự quản lý

Chi phí tự quản lý bao gồm cả chi phí cố định và chi phí biến đổi. Chi phí cố định bao gồm tiền thuê kho, đầu tư thiết bị, hệ thống quản lý. Chi phí nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo, quản lý. Bên cạnh đó, còn có các chi phí gián tiếp như xử lý sai sót, hoàn hàng, lỗi vận chuyển. Quan trọng hơn, doanh nghiệp còn phải gánh chịu chi phí cơ hội khi nguồn lực bị phân tán.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp cho rằng tự quản lý giúp kiểm soát tốt hơn. Tuy nhiên, chi phí thực tế thường cao hơn kỳ vọng ban đầu. Điều này là do sự phức tạp trong quản lý và các chi phí phát sinh không lường trước được.

Khi nào nên chọn thuê ngoài?

Việc thuê ngoài dịch vụ, bao gồm cả BPO và các dịch vụ chuyên biệt như fulfillment (kho vận TMĐT), đặc biệt phù hợp trong các trường hợp sau:

• Doanh nghiệp mới khởi nghiệp: Cần tiết kiệm tối đa chi phí đầu tư ban đầu và tập trung nguồn lực vào phát triển sản phẩm, tìm kiếm khách hàng.
• Mô hình kinh doanh tăng trưởng nhanh: Khó kiểm soát vận hành khi quy mô thay đổi đột ngột. Thuê ngoài giúp linh hoạt điều chỉnh theo nhu cầu.
• Mở rộng ra nhiều khu vực: Khi doanh nghiệp muốn phủ sóng ở nhiều địa điểm nhưng hạn chế về nguồn lực quản lý và vận hành tại các địa phương đó.
• Mong muốn tập trung vào cốt lõi: Muốn dành toàn bộ tâm huyết cho việc phát triển sản phẩm, bán hàng và marketing.

Ví dụ, trong lĩnh vực thương mại điện tử, việc thuê dịch vụ fulfillment giúp doanh nghiệp không cần lo lắng về kho bãi, đóng gói, vận chuyển. Họ có thể tập trung vào việc xây dựng thương hiệu và thu hút khách hàng.

Khi nào nên tự quản lý?

Trong một số trường hợp, tự quản lý văn phòng vẫn là lựa chọn tối ưu:

• Yêu cầu bảo mật cao: Khi doanh nghiệp xử lý các thông tin cực kỳ nhạy cảm và không muốn rủi ro bị lộ thông tin khi thuê ngoài.
• Quy mô hoạt động ổn định và lớn: Doanh nghiệp có đủ nguồn lực, kinh nghiệm và quy trình để quản lý hiệu quả các hoạt động nội bộ.
• Văn hóa doanh nghiệp độc đáo: Muốn tự tay xây dựng và duy trì một môi trường làm việc đặc trưng, thể hiện rõ bản sắc công ty.
• Yêu cầu tùy chỉnh cao: Các quy trình vận hành quá đặc thù, khó có nhà cung cấp bên ngoài nào đáp ứng được hoàn toàn.

Hơn nữa, nếu doanh nghiệp có đội ngũ nhân sự hành chính, IT, kế toán mạnh mẽ và hiệu quả, việc tự quản lý có thể mang lại lợi thế về chi phí và sự linh hoạt trong nội bộ. Tuy nhiên, cần đảm bảo rằng chi phí này không vượt quá mức chi phí thuê ngoài tương đương.

Quy trình ra quyết định

Quy trình đưa ra quyết định giữa thuê ngoài và tự quản lý đòi hỏi sự đánh giá toàn diện. Đầu tiên, doanh nghiệp cần phân tích rõ các hoạt động nào là cốt lõi và hoạt động nào có thể giao phó. Sau đó, tiến hành so sánh chi phí chi tiết cho từng phương án, bao gồm cả chi phí trực tiếp, gián tiếp và chi phí cơ hội.

Việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ thuê ngoài cũng cần được thực hiện cẩn thận. Cần xem xét năng lực, kinh nghiệm, uy tín, sự tương thích về văn hóa và khả năng hợp tác lâu dài. Quá trình chuyển giao công việc đòi hỏi kế hoạch quản lý thay đổi kỹ lưỡng.

Outsourcing vs In-House Accounting: What’s Best for Your Business?

Cuối cùng, cần cân nhắc các rủi ro tiềm ẩn của mỗi lựa chọn, như mất kiểm soát, vấn đề bảo mật khi thuê ngoài, hoặc chi phí vượt dự kiến khi tự quản lý. Việc tham khảo ý kiến chuyên gia hoặc các doanh nghiệp đi trước cũng rất hữu ích.

Kết luận

Việc tối ưu hóa chi phí văn phòng bằng cách lựa chọn giữa thuê ngoài và tự quản lý phụ thuộc vào bản chất hoạt động, quy mô, mục tiêu và nguồn lực của từng doanh nghiệp. Không có một câu trả lời chung cho tất cả. Tuy nhiên, trong xu hướng kinh doanh hiện đại, BPO và các dịch vụ thuê ngoài đang ngày càng trở nên phổ biến nhờ khả năng mang lại hiệu quả chi phí, sự linh hoạt và giúp doanh nghiệp tập trung vào giá trị cốt lõi.

Bằng cách phân tích kỹ lưỡng, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định chiến lược, tối ưu hóa chi phí văn phòng và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường. Nếu bạn đang tìm kiếm các chiến lược cắt giảm chi phí vận hành hiệu quả, bài viết 7 chiến lược cắt giảm chi phí vận hành hiệu quả sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin hữu ích.

Câu hỏi thường gặp