Tối Đa Hóa Giá Trị Từ Các Công Cụ Tự Động Hóa Sẵn Có
Published on Tháng 1 25, 2026 by Admin
Là một Nhà quản lý Tài sản CNTT (IT Asset Manager), bạn luôn đối mặt với áp lực tối ưu hóa chi phí. Tuy nhiên, giải pháp không phải lúc nào cũng là mua sắm công cụ mới. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách khai thác triệt để tiềm năng từ các công cụ tự động hóa hiện có, qua đó giúp tăng ROI và chứng minh giá trị cho doanh nghiệp.
Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, các doanh nghiệp liên tục tìm cách nâng cao hiệu quả. Do đó, họ đầu tư mạnh vào các công cụ tự động hóa. Tuy nhiên, một thực tế đáng buồn là nhiều công cụ này không được sử dụng hết công suất. Thay vì khai thác sâu, các nhóm thường chỉ sử dụng một vài tính năng cơ bản. Điều này dẫn đến tình trạng lãng phí ngân sách và bỏ lỡ nhiều cơ hội cải tiến.Bài viết này dành cho các nhà quản lý tài sản CNTT. Chúng tôi sẽ cung cấp một lộ trình chi tiết. Lộ trình này giúp bạn khám phá và tận dụng giá trị tiềm ẩn trong kho công cụ tự động hóa của mình.
Tại Sao Doanh Nghiệp Thường Bỏ Quên Tiềm Năng Công Cụ Hiện Có?
Nhiều yếu tố góp phần vào việc các công cụ tự động hóa bị “bỏ xó”. Đầu tiên, có “hội chứng vật thể sáng bóng”. Các đội nhóm luôn bị thu hút bởi những công nghệ mới nhất trên thị trường. Họ tin rằng công cụ mới sẽ giải quyết mọi vấn đề. Vì vậy, họ bỏ qua việc tìm hiểu kỹ các công cụ đang có.Ngoài ra, việc thiếu đào tạo cũng là một nguyên nhân chính. Nhân viên có thể không biết hết các tính năng mạnh mẽ của phần mềm. Họ chỉ dùng những gì họ đã quen thuộc. Hơn nữa, sự phân mảnh giữa các phòng ban cũng tạo ra rào cản. Mỗi bộ phận có thể sử dụng một công cụ khác nhau cho cùng một mục đích. Điều này ngăn cản sự hợp tác và tích hợp hiệu quả.
Bước 1: Kiểm Kê và Đánh Giá Toàn Diện Kho Công Cụ
Để tối đa hóa giá trị, bạn phải bắt đầu bằng việc hiểu rõ những gì mình đang có. Một cuộc kiểm kê toàn diện là bước đi đầu tiên không thể thiếu. Nó giúp bạn có một cái nhìn tổng quan và chi tiết về tài sản tự động hóa của mình.
Tạo Danh Sách Tài Sản Tự Động Hóa
Đầu tiên, hãy lập một danh sách tất cả các công cụ tự động hóa mà doanh nghiệp đang sở hữu. Danh sách này nên bao gồm:
- Phần mềm Tự động hóa Quy trình Robot (RPA).
- Nền tảng điều phối (orchestration platforms).
- Công cụ giám sát hiệu suất ứng dụng (APM).
- Phần mềm quản lý dịch vụ CNTT (ITSM) có tính năng tự động hóa.
- Các kịch bản (scripts) tự viết và các công cụ mã nguồn mở.
Với mỗi công cụ, bạn cần ghi lại thông tin quan trọng. Ví dụ, chi phí bản quyền, ngày hết hạn, phòng ban sử dụng và mục đích chính. Quá trình này giúp xác định sự chồng chéo và lãng phí tiềm tàng.
Phân Tích Mức Độ Sử Dụng Thực Tế
Sau khi có danh sách, bước tiếp theo là phân tích mức độ sử dụng. Nhiều công cụ hiện đại có sẵn bảng điều khiển phân tích. Bạn có thể xem có bao nhiêu người dùng đang hoạt động. Bạn cũng có thể biết những tính năng nào được sử dụng thường xuyên nhất.Tuy nhiên, dữ liệu thôi là chưa đủ. Bạn nên tiến hành phỏng vấn các người dùng chủ chốt. Hãy hỏi họ về cách họ sử dụng công cụ và những khó khăn gặp phải. Việc này giúp bạn phát hiện ra “shelfware” – những phần mềm được trả tiền nhưng không ai dùng đến. Đây là một nguồn lãng phí ngân sách nghiêm trọng cần được giải quyết.
Bước 2: Khám Phá Các Tính Năng Bị Lãng Quên
Hầu hết các phần mềm doanh nghiệp đều rất mạnh mẽ. Chúng thường có nhiều tính năng hơn những gì người dùng biết. Việc khám phá những tính năng ẩn này có thể mở ra những cơ hội tự động hóa mới mà không tốn thêm chi phí.
Đào Sâu Vào Tài Liệu và Lộ Trình Sản Phẩm
Hãy dành thời gian đọc tài liệu hướng dẫn sử dụng. Đặc biệt, hãy chú ý đến các ghi chú phát hành (release notes) của những phiên bản mới. Các nhà cung cấp thường xuyên bổ sung các tính năng giá trị dựa trên phản hồi của khách hàng. Bạn có thể tìm thấy một giải pháp cho vấn đề của mình ngay trong bản cập nhật mới nhất.Ngoài ra, việc xem xét lộ trình sản phẩm (product roadmap) của nhà cung cấp cũng rất hữu ích. Nó cho bạn biết những tính năng nào sắp ra mắt. Từ đó, bạn có thể lên kế hoạch tích hợp chúng vào quy trình của mình.
Tận Dụng Các Buổi Đào Tạo Từ Nhà Cung Cấp
Nhiều nhà cung cấp phần mềm tổ chức các buổi hội thảo trực tuyến (webinar) miễn phí. Họ giới thiệu các tính năng mới hoặc các cách sử dụng sáng tạo cho sản phẩm của họ. Đây là một cách tuyệt vời để nâng cao kỹ năng cho đội ngũ của bạn với chi phí thấp.Hơn nữa, đừng ngần ngại liên hệ với đội ngũ hỗ trợ khách hàng của nhà cung cấp. Họ có thể cung cấp các tài liệu đào tạo chuyên sâu hoặc kết nối bạn với các chuyên gia sản phẩm. Mối quan hệ tốt với nhà cung cấp là một tài sản quý giá.
Bước 3: Tích Hợp Các Công Cụ Để Tạo Ra Sức Mạnh Cộng Hưởng
Giá trị thực sự được khai phá khi các công cụ riêng lẻ làm việc cùng nhau. Tích hợp giúp tạo ra các quy trình tự động liền mạch, xuyên suốt các phòng ban. Điều này giúp loại bỏ các thao tác thủ công và giảm thiểu sai sót.
Phá Vỡ Các Rào Cản (Silos)
Hãy tìm cách kết nối các hệ thống đang hoạt động độc lập. Ví dụ, bạn có thể tích hợp nền tảng ITSM với công cụ giám sát mạng. Khi công cụ giám sát phát hiện một sự cố, nó có thể tự động tạo một phiếu (ticket) trong hệ thống ITSM. Việc này giúp giảm thời gian phản ứng và đảm bảo không có cảnh báo nào bị bỏ sót.Một ví dụ khác là kết nối nền tảng RPA với hệ thống ERP. Bot có thể tự động trích xuất dữ liệu từ hóa đơn và nhập vào ERP. Điều này giúp bộ phận kế toán tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi ngày.
Xây Dựng Các Quy Trình Làm Việc Liên Phòng Ban
Tự động hóa không nên chỉ giới hạn trong một bộ phận. Hãy suy nghĩ về toàn bộ hành trình của một quy trình kinh doanh. Ví dụ, khi một khách hàng tiềm năng điền vào biểu mẫu trên trang web (marketing), hệ thống có thể tự động tạo một liên hệ mới trong CRM (sales). Sau đó, nó có thể giao nhiệm vụ cho một nhân viên kinh doanh cụ thể.Việc xây dựng các quy trình tích hợp này đòi hỏi một cơ cấu quản trị rõ ràng. Một quản trị tự động hóa hiệu quả sẽ đảm bảo các quy trình được thiết kế, triển khai và bảo trì một cách nhất quán, giúp giảm thiểu chi phí ẩn và rủi ro.
Bước 4: Đo Lường, Tối Ưu và Báo Cáo ROI
Việc tối ưu hóa không phải là một dự án làm một lần rồi thôi. Đó là một quá trình liên tục. Bạn cần đo lường hiệu quả, tìm kiếm cơ hội cải tiến và báo cáo giá trị cho ban lãnh đạo.
Thiết Lập Các Chỉ Số Đo Lường Hiệu Suất (KPIs)
Để chứng minh giá trị, bạn cần các chỉ số cụ thể. Đừng chỉ tập trung vào việc tiết kiệm chi phí trực tiếp. Hãy xem xét các lợi ích khác như:
- Thời gian tiết kiệm được cho mỗi quy trình.
- Tỷ lệ lỗi giảm đi.
- Thời gian phản hồi khách hàng nhanh hơn.
– Mức độ hài lòng của nhân viên tăng lên (do giảm bớt công việc lặp đi lặp lại).
Việc theo dõi các KPI này sẽ cho bạn một bức tranh toàn cảnh về tác động của tự động hóa.
Theo Dõi Lợi Tức Đầu Tư (ROI) Một Cách Nhất Quán
Việc báo cáo ROI một cách thường xuyên là rất quan trọng. Nó giúp ban lãnh đạo thấy được giá trị của các khoản đầu tư công nghệ. Điều này không chỉ giúp bạn bảo vệ ngân sách hiện tại mà còn có thể nhận được thêm nguồn lực cho các sáng kiến mới.Xây dựng một bảng điều khiển (dashboard) để trực quan hóa các KPI và ROI là một ý tưởng hay. Nó giúp mọi người dễ dàng nắm bắt được thành công của chương trình tự động hóa. Việc theo dõi ROI tự động hóa là chìa khóa để thúc đẩy quá trình chuyển đổi số và chứng minh giá trị của bộ phận CNTT.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
Làm thế nào để thuyết phục lãnh đạo đầu tư thời gian vào việc tối ưu công cụ cũ thay vì mua mới?
Hãy bắt đầu bằng dữ liệu. Trình bày một phân tích chi phí-lợi ích rõ ràng. So sánh chi phí mua một công cụ mới với lợi ích tiềm năng từ việc tối ưu hóa công cụ hiện có. Hãy nhấn mạnh rằng việc này có ROI nhanh hơn và rủi ro thấp hơn. Bắt đầu với một dự án thí điểm nhỏ để chứng minh kết quả nhanh chóng.
“Shelfware” là gì và làm sao để xử lý nó?
“Shelfware” là thuật ngữ chỉ các phần mềm đã được mua và cấp phép nhưng không được sử dụng hoặc sử dụng rất ít. Để xử lý, trước tiên hãy xác định chúng thông qua kiểm kê. Sau đó, tìm hiểu lý do tại sao chúng không được dùng. Có thể là do thiếu đào tạo, không phù hợp với nhu cầu, hoặc đã có công cụ khác tốt hơn. Dựa vào đó, bạn có thể quyết định hủy bỏ giấy phép để tiết kiệm chi phí hoặc tổ chức đào tạo lại cho nhân viên.
Cần những kỹ năng gì để tích hợp các công cụ tự động hóa khác nhau?
Việc tích hợp đòi hỏi sự kết hợp của nhiều kỹ năng. Kỹ năng kỹ thuật, chẳng hạn như hiểu biết về API và kịch bản (scripting), là cần thiết. Tuy nhiên, kỹ năng phân tích quy trình kinh doanh cũng quan trọng không kém. Bạn cần có khả năng nhìn ra bức tranh lớn, hiểu cách dữ liệu và công việc luân chuyển giữa các phòng ban. Kỹ năng giao tiếp và quản lý dự án cũng giúp bạn làm việc hiệu quả với các bên liên quan.
Bao lâu thì nên thực hiện kiểm kê công cụ tự động hóa một lần?
Tần suất kiểm kê phụ thuộc vào quy mô và sự năng động của tổ chức bạn. Tuy nhiên, một quy tắc chung là nên thực hiện kiểm kê toàn diện ít nhất mỗi năm một lần. Đối với các đánh giá nhỏ hơn về mức độ sử dụng, bạn có thể thực hiện hàng quý. Điều này giúp bạn luôn nắm bắt được tình hình và nhanh chóng điều chỉnh khi cần thiết.
Tóm lại, việc chạy theo các công cụ tự động hóa mới nhất không phải lúc nào cũng là chiến lược khôn ngoan. Thay vào đó, các nhà quản lý tài sản CNTT thông thái nên tập trung vào việc khai thác tối đa những gì họ đang có. Bằng cách kiểm kê, khám phá, tích hợp và đo lường, bạn có thể mở khóa những giá trị to lớn, giúp tiết kiệm chi phí và thúc đẩy hiệu quả hoạt động cho toàn doanh nghiệp.
