Thủ tục chấm dứt và quyết toán thuế khi đóng cửa kinh doanh

Việc đóng cửa một doanh nghiệp, dù là tự nguyện hay bắt buộc, luôn là một quá trình phức tạp. Đặc biệt, các thủ tục pháp lý và nghĩa vụ thuế cuối cùng đòi hỏi sự cẩn trọng và tuân thủ nghiêm ngặt. Bài viết này sẽ đi sâu vào các quy trình bắt buộc và cách thức quyết toán thuế khi doanh nghiệp tiến hành chấm dứt hoạt động, giúp chủ doanh nghiệp và người quản lý liquidators hoàn thành nghĩa vụ một cách suôn sẻ và hợp pháp.

Hiểu rõ về việc chấm dứt đăng ký hoạt động

Chấm dứt đăng ký hoạt động của một doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh là một quy trình pháp lý nhằm kết thúc sự tồn tại của đơn vị đó trên thị trường. Điều này không chỉ đơn thuần là ngừng hoạt động thực tế. Thay vào đó, nó bao gồm việc thanh lý tài sản, hoàn thành các nghĩa vụ tài chính và pháp lý còn tồn đọng.

Vì vậy, việc chỉ đơn giản là đóng cửa mà không hoàn tất thủ tục có thể dẫn đến các khoản phạt hành chính không đáng có. Hơn nữa, doanh nghiệp vẫn có thể bị truy cứu trách nhiệm nếu không tuân thủ quy định.

Khi nào doanh nghiệp cần chấm dứt đăng ký hoạt động?

Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp cần thực hiện quy trình này. Đầu tiên, doanh nghiệp có thể đã ngừng hoạt động thực tế. Ngoài ra, có thể do thay đổi chiến lược kinh doanh hoặc mô hình tổ chức. Việc sáp nhập, hợp nhất hoặc giải thể doanh nghiệp cũng là những nguyên nhân phổ biến. Cuối cùng, đơn giản là không còn nhu cầu duy trì chi nhánh, văn phòng đại diện hay địa điểm kinh doanh nữa.

Các trường hợp chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp

Luật Doanh nghiệp 2020 quy định hai trường hợp chính dẫn đến việc chấm dứt hoạt động của doanh nghiệp. Mỗi trường hợp có những đặc điểm và yêu cầu riêng biệt.

1. Tự nguyện chấm dứt hoạt động

Trường hợp này xảy ra khi chủ sở hữu doanh nghiệp đưa ra quyết định dừng hoạt động. Lý do có thể bao gồm hết thời hạn hoạt động đã ghi trong điều lệ mà không có ý định gia hạn. Hoặc, doanh nghiệp hoạt động kém hiệu quả và chủ sở hữu không muốn tiếp tục kinh doanh nữa. Đây là một quyết định chiến lược của ban lãnh đạo.

2. Buộc chấm dứt hoạt động

Ngược lại, trường hợp này do cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu. Nguyên nhân thường là do doanh nghiệp vi phạm pháp luật trong quá trình hoạt động. Một lý do khác có thể là số lượng thành viên hoặc cổ đông không đáp ứng mức tối thiểu theo quy định. Nếu doanh nghiệp không bổ sung đủ số lượng, buộc phải tiến hành giải thể.

Điều kiện tiên quyết để được phép chấm dứt hoạt động

Để quá trình chấm dứt hoạt động diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện quan trọng theo quy định của pháp luật. Việc này đảm bảo tính minh bạch và công bằng cho tất cả các bên liên quan.

Cụ thể, doanh nghiệp chỉ được chấp thuận giải thể khi đã hoàn tất mọi khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác. Đồng thời, doanh nghiệp không được tham gia vào bất kỳ tranh chấp pháp lý nào đang diễn ra tại tòa án hoặc trọng tài. Đây là một điều kiện then chốt để bảo vệ quyền lợi của các đối tác và chủ nợ.

Hơn nữa, việc chấm dứt hoạt động cần có sự đồng thuận của chủ sở hữu hoặc quyết định của cơ quan đăng ký kinh doanh. Trong trường hợp buộc giải thể, các nhà quản lý và công ty liên quan sẽ cùng chịu trách nhiệm về các khoản nợ của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp lâm vào tình trạng mất khả năng thanh toán, thủ tục phá sản sẽ được áp dụng thay vì giải thể theo Luật Phá sản.

Phân biệt giữa giải thể và phá sản

Mặc dù cả giải thể và phá sản đều dẫn đến việc chấm dứt sự tồn tại của doanh nghiệp, nhưng chúng có những điểm khác biệt cơ bản về nguyên nhân, mục tiêu, trách nhiệm và quy trình thực hiện. Hiểu rõ sự khác biệt này là rất quan trọng.

Phá sản là việc đóng cửa một doanh nghiệp mất khả năng thanh toán thông qua các thủ tục tố tụng tư pháp do tòa án có thẩm quyền tiến hành. Doanh nghiệp không thể tự tuyên bố phá sản mà cần có quyết định của tòa án. Ngược lại, giải thể là việc đóng cửa một doanh nghiệp mong muốn dừng hoạt động kinh doanh và vẫn có khả năng thanh toán các khoản nợ cũng như nghĩa vụ tài sản khác. Nếu giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bị thu hồi, doanh nghiệp sẽ bị pháp luật buộc phải giải thể.

Quy trình chấm dứt đăng ký hoạt động chi tiết

Quy trình chấm dứt hoạt động bao gồm nhiều bước tuần tự, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp cũng như cơ quan nhà nước.

Bước 1: Ra quyết định chấm dứt hoạt động

Bước đầu tiên và quan trọng nhất là ban hành quyết định chấm dứt hoạt động. Quyết định này phải được đưa ra bởi chủ sở hữu doanh nghiệp, hội đồng thành viên hoặc đại hội đồng cổ đông. Quyết định cần nêu rõ các thông tin chính như tên công ty, địa chỉ trụ sở chính, lý do chấm dứt hoạt động. Quan trọng hơn, nó phải xác định rõ thời hạn thanh lý hợp đồng và thanh toán các khoản nợ của công ty. Thời hạn này không được vượt quá 6 tháng kể từ ngày ký quyết định.

Bước 2: Thông báo chấm dứt hoạt động

Sau khi có quyết định chính thức, doanh nghiệp phải gửi thông báo về việc chấm dứt hoạt động đến cơ quan đăng ký kinh doanh. Thông báo này cần kèm theo các giấy tờ liên quan theo quy định. Việc thông báo kịp thời giúp cơ quan chức năng cập nhật tình trạng pháp lý của doanh nghiệp và quản lý dữ liệu đăng ký kinh doanh.

Bước 3: Hoàn tất nghĩa vụ thuế và hóa đơn

Đây là một trong những bước quan trọng nhất, liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và các loại thuế khác. Cụ thể, cần nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN theo mẫu quy định (ví dụ, Mẫu 03/TNDN ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC). Tờ khai này tổng hợp toàn bộ thu nhập, chi phí và số thuế TNDN đã tạm nộp trong năm. Việc này cũng giúp xác định số thuế thực tế phải nộp hoặc được hoàn/khấu trừ nếu nộp thừa. Đây là cơ sở để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp không xác định được chi phí hợp lý, có thể áp dụng phương pháp tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu (Mẫu 04/TNDN). Đối với thu nhập từ chuyển nhượng vốn, cần sử dụng Mẫu 05/TNDN. Nếu việc chuyển nhượng vốn liên quan đến bất động sản, thì Mẫu 06/TNDN sẽ được áp dụng. Việc tuân thủ các quy định về khai thuế, đặc biệt là tờ khai quyết toán thuế TNDN, là cực kỳ quan trọng để tránh bị xử phạt. Đồng thời, doanh nghiệp cần xử lý các hóa đơn đã phát hành hoặc mua vào, đảm bảo tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử. Việc này có thể bao gồm việc hủy bỏ các hóa đơn chưa sử dụng hoặc đã xuất sai. Tìm hiểu kỹ về đăng ký và quản lý hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các khoản phạt không đáng có.

Bước 4: Thanh lý tài sản và thanh toán nợ

Toàn bộ tài sản của công ty phải được thanh lý để thu hồi vốn. Số tiền thu được sẽ được ưu tiên sử dụng để trả lương cho nhân viên, bồi thường hợp đồng (nếu có), và thanh toán các khoản nợ cho chủ nợ. Việc thanh toán này phải tuân thủ thứ tự ưu tiên theo quy định của pháp luật. Nếu có tranh chấp về tài sản hoặc các khoản nợ, vấn đề sẽ được giải quyết theo quy định của pháp luật.

Bước 5: Trả con dấu và giấy phép

Đối với các chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh có con dấu riêng, việc trả lại con dấu cho cơ quan có thẩm quyền là một bước bắt buộc. Ngoài ra, các giấy phép hoạt động hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh có liên quan cũng cần được nộp lại theo quy định.

Bước 6: Cập nhật thông tin trên Cổng thông tin quốc gia

Cuối cùng, doanh nghiệp cần cập nhật tình trạng chấm dứt hoạt động của mình trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc này đảm bảo thông tin về doanh nghiệp được công khai và minh bạch, giúp các đối tác, khách hàng và cơ quan quản lý nắm được tình hình thực tế.

Nghĩa vụ thuế khi chấm dứt hoạt động

Quyết toán thuế là một phần không thể thiếu trong quy trình chấm dứt hoạt động. Doanh nghiệp cần hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ thuế còn tồn đọng trước khi chính thức ngừng hoạt động.

1. Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Như đã đề cập, việc nộp tờ khai quyết toán thuế TNDN là bắt buộc. Doanh nghiệp cần tổng hợp toàn bộ thu nhập chịu thuế, chi phí được trừ, các khoản thu nhập miễn thuế, và các khoản điều chỉnh khác theo quy định. Dữ liệu này sẽ được tổng hợp từ báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và sổ kế toán chi tiết. Việc này giúp xác định chính xác số thuế TNDN phải nộp của năm tài chính cuối cùng. Nếu doanh nghiệp có thu nhập từ chuyển nhượng vốn, bất động sản, hoặc áp dụng phương pháp tính thuế theo doanh thu, cần sử dụng các biểu mẫu tờ khai tương ứng.

2. Quyết toán thuế Giá trị Gia tăng (GTGT)

Doanh nghiệp cũng phải thực hiện quyết toán thuế GTGT đến thời điểm chấm dứt hoạt động. Điều này bao gồm việc nộp tờ khai thuế GTGT tháng hoặc quý cuối cùng, tùy thuộc vào kỳ khai thuế đã đăng ký. Đồng thời, doanh nghiệp cần hoàn tất việc xử lý các hóa đơn đầu vào và đầu ra. Nếu có số thuế GTGT chưa được khấu trừ, có thể được xử lý theo quy định. Việc tìm hiểu về thủ tục hoàn thuế VAT có thể hữu ích nếu doanh nghiệp có số thuế nộp thừa.

3. Quyết toán thuế Thu nhập Cá nhân (TNCN)

Đối với các khoản thu nhập mà doanh nghiệp đã chi trả cho người lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế TNCN thay cho người lao động. Doanh nghiệp cần thực hiện quyết toán thuế TNCN cho năm tài chính cuối cùng, tổng hợp các khoản thu nhập đã chi trả và số thuế đã khấu trừ. Việc này đảm bảo tuân thủ quy định về thuế TNCN. Nếu doanh nghiệp có các khoản thu nhập từ chuyển nhượng vốn, bất động sản, cần tuân thủ các quy định riêng về thuế TNCN cho các loại thu nhập này. Có thể tham khảo thêm về tài liệu quyết toán thuế TNCN để chuẩn bị đầy đủ.

4. Các loại thuế khác

Tùy thuộc vào ngành nghề và hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể còn các nghĩa vụ thuế khác như thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường, phí, lệ phí,… Doanh nghiệp cần rà soát và đảm bảo hoàn thành tất cả các nghĩa vụ này trước khi đóng cửa.

Lưu ý quan trọng khi chấm dứt hoạt động

Để tránh những rắc rối không đáng có, chủ doanh nghiệp và người quản lý cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Chỉ đóng cửa thực tế không đồng nghĩa với chấm dứt hợp pháp. Doanh nghiệp vẫn có thể bị xử phạt nếu không hoàn tất thủ tục đúng hạn.
• Thời hạn thanh toán nợ và thanh lý hợp đồng không quá 6 tháng. Tuy nhiên, tùy thuộc vào độ phức tạp, quy trình có thể kéo dài hơn.
• Trách nhiệm của người quản lý. Trong trường hợp buộc giải thể, người quản lý có thể phải chịu trách nhiệm cá nhân về các khoản nợ của doanh nghiệp.
• Rà soát kỹ lưỡng các nghĩa vụ. Đảm bảo không bỏ sót bất kỳ khoản nợ hay nghĩa vụ pháp lý nào.

Dịch vụ hỗ trợ từ chuyên gia

Quy trình chấm dứt hoạt động và quyết toán thuế có thể rất phức tạp và dễ xảy ra sai sót nếu không có sự hiểu biết đầy đủ về pháp luật. Do đó, việc tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn pháp lý và thuế là vô cùng cần thiết.

Các công ty luật hoặc dịch vụ tư vấn thuế uy tín có thể cung cấp các dịch vụ như:

• Tư vấn về điều kiện và trình tự chấm dứt đăng ký hoạt động.
• Soạn thảo hồ sơ, đại diện doanh nghiệp làm việc với cơ quan nhà nước.
• Rà soát các nghĩa vụ pháp lý và thuế liên quan.
• Hỗ trợ doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách đúng luật, nhanh chóng và an toàn.

Việc này giúp chủ doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, công sức và giảm thiểu tối đa rủi ro pháp lý, tài chính. Tham khảo thêm các dịch vụ liên quan đến pháp lý doanh nghiệp có thể giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn về việc cập nhật thông tin đăng ký kinh doanh, một phần quan trọng trong quản lý doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp