Tối Ưu Chi Phí SaaS: Bí Quyết Cho Founder Tăng Trưởng
Published on Tháng 1 7, 2026 by Admin
Đối với các nhà sáng lập SaaS, việc quản lý chi phí là một bài toán không hồi kết. Trong đó, chi tiêu cho các phần mềm dạng dịch vụ (SaaS) thường là một khoản chi ngày càng phình to. Vì vậy, việc tối ưu chi phí SaaS không chỉ là cắt giảm mà còn là một chiến lược thông minh để tối đa hóa lợi nhuận và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn một lộ trình chi tiết. Chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm soát và giảm thiểu lãng phí trong chi tiêu SaaS một cách hiệu quả.
Tại Sao Tối Ưu Chi Phí SaaS Lại Quan Trọng?
Chi tiêu cho SaaS có thể nhanh chóng vượt khỏi tầm kiểm soát. Điều này đặc biệt đúng với các công ty đang phát triển nhanh. Do đó, việc hiểu rõ tầm quan trọng của việc tối ưu hóa là bước đầu tiên để giành lại quyền kiểm soát.
Vấn đề “SaaS Sprawl” và “Shadow IT”
Khi công ty mở rộng, số lượng ứng dụng SaaS cũng tăng theo. Hiện tượng này được gọi là “SaaS Sprawl”. Hơn nữa, nhân viên có thể tự ý đăng ký các công cụ mà không thông qua bộ phận IT, tạo ra “Shadow IT”.
Kết quả là, doanh nghiệp phải đối mặt với một danh mục phần mềm hỗn loạn. Việc theo dõi trở nên khó khăn và chi phí tăng vọt một cách không cần thiết. Ví dụ, một báo cáo gần đây chỉ ra rằng các công ty lãng phí trung bình 34% chi tiêu cho SaaS của họ mỗi năm.
Lãng phí từ giấy phép không sử dụng
Một nguồn lãng phí phổ biến là các giấy phép không được sử dụng. Điều này xảy ra khi nhân viên rời công ty hoặc chuyển đổi vai trò. Tuy nhiên, các giấy phép của họ vẫn được gia hạn hàng tháng.
Những chi phí nhỏ này cộng lại sẽ tạo thành một con số đáng kể. Vì vậy, việc rà soát thường xuyên là cực kỳ cần thiết để loại bỏ lãng phí này.
Bước 1: Kiểm Kê và Minh Bạch Hóa Chi Tiêu SaaS
Bạn không thể quản lý những gì bạn không thể đo lường. Do đó, bước đầu tiên là phải có một cái nhìn toàn cảnh về tất cả các ứng dụng SaaS đang được sử dụng trong công ty. Đây là nền tảng cho mọi nỗ lực tối ưu hóa sau này.
Thu thập dữ liệu từ mọi nguồn
Đầu tiên, bạn cần tập hợp dữ liệu từ nhiều nơi. Hãy làm việc với bộ phận tài chính để xem lại các hóa đơn và sao kê thẻ tín dụng. Ngoài ra, bạn cũng nên kiểm tra các báo cáo chi tiêu của nhân viên.
Quá trình này giúp phát hiện các ứng dụng “Shadow IT”. Đây là những công cụ được các cá nhân hoặc phòng ban tự mua mà không có sự giám sát chung.
Sử dụng nền tảng quản lý SaaS (SMP)
Việc kiểm kê thủ công rất tốn thời gian và dễ sai sót. May mắn thay, các Nền tảng Quản lý SaaS (SaaS Management Platforms – SMP) có thể tự động hóa quy trình này. Những công cụ này kết nối với hệ thống tài chính và phát hiện tất cả các giao dịch liên quan đến SaaS.
Kết quả là bạn sẽ có một danh sách đầy đủ và chính xác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và cung cấp dữ liệu đáng tin cậy.
Phân loại và gắn thẻ chi tiêu
Sau khi có danh sách, bước tiếp theo là phân loại chúng. Bạn có thể gắn thẻ các ứng dụng theo phòng ban, người dùng, hoặc chức năng (ví dụ: marketing, sales, HR). Việc này mang lại khả năng hiển thị chi phí chi tiết và giúp bạn hiểu ai đang tiêu gì.
Việc gắn thẻ chi tiết là một nguyên tắc cốt lõi của FinOps. Nó cho phép phân bổ chi phí chính xác và thúc đẩy trách nhiệm giải trình trong từng đội nhóm.
Bước 2: Phân Tích và Tìm Kiếm Lãng Phí
Khi đã có dữ liệu trong tay, giờ là lúc đi sâu vào phân tích. Mục tiêu của giai đoạn này là xác định cụ thể các khu vực đang gây lãng phí ngân sách. Hơn nữa, đây là cơ hội để bạn đánh giá lại hiệu quả sử dụng của từng công cụ.
Xác định giấy phép không hoạt động
Hãy bắt đầu với những mục tiêu dễ nhất. Đó là các giấy phép không hoạt động hoặc ít được sử dụng. Các nền tảng SMP thường cung cấp dữ liệu đăng nhập (login data) để giúp bạn xác định những người dùng không hoạt động trong 30, 60, hoặc 90 ngày qua.
Đây là những ứng viên hàng đầu để cắt giảm. Việc loại bỏ chúng có thể mang lại hiệu quả tiết kiệm ngay lập tức.
Phát hiện các ứng dụng trùng lặp chức năng
Rất có thể công ty bạn đang trả tiền cho nhiều ứng dụng có cùng chức năng. Ví dụ, đội marketing dùng Asana, trong khi đội kỹ thuật lại dùng Jira cho việc quản lý dự án. Sự trùng lặp này không chỉ tốn kém mà còn gây khó khăn cho việc cộng tác.
Vì vậy, hãy xác định các công cụ này và đánh giá xem liệu có thể hợp nhất chúng thành một giải pháp duy nhất hay không.
Nhận diện các gói đăng ký không đúng kích cỡ (Rightsizing)
Một lãng phí phổ biến khác là trả tiền cho các gói dịch vụ cao cấp nhưng không sử dụng hết tính năng. Nhiều nhân viên có thể chỉ cần gói cơ bản thay vì gói enterprise đắt đỏ. Đây được gọi là “rightsizing”.
Phân tích mức độ sử dụng tính năng sẽ giúp bạn hạ cấp các gói đăng ký không cần thiết. Điều này giúp tối ưu chi phí mà không ảnh hưởng đến năng suất làm việc.
Bước 3: Hành Động và Tối Ưu Hóa Chi Phí
Sau khi phân tích, đã đến lúc hành động. Giai đoạn này tập trung vào việc thực thi các quyết định đã đưa ra để cắt giảm chi phí và cải thiện hiệu quả. Đây là bước quan trọng nhất để biến dữ liệu thành kết quả thực tế.
Hủy bỏ các giấy phép thừa và ứng dụng không cần thiết
Bước hành động đầu tiên và đơn giản nhất là hủy bỏ. Hãy loại bỏ ngay lập tức các giấy phép của nhân viên đã nghỉ việc hoặc các ứng dụng không còn giá trị sử dụng. Quá trình này được gọi là “deprovisioning”.
Hợp nhất các công cụ trùng lặp
Đối với các ứng dụng trùng lặp, hãy làm việc với các trưởng bộ phận. Cùng nhau, hãy chọn ra một công cụ tiêu chuẩn cho toàn công ty. Quá trình này có thể gặp một số phản kháng ban đầu. Tuy nhiên, lợi ích dài hạn về chi phí và hiệu quả cộng tác là rất lớn.
Đàm phán lại hợp đồng với nhà cung cấp
Đừng ngại thương lượng với các nhà cung cấp SaaS. Khi bạn có dữ liệu sử dụng rõ ràng, bạn sẽ ở vị thế đàm phán tốt hơn. Theo một số chuyên gia, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 30% chi phí phần mềm thông qua đàm phán hiệu quả.
Bạn có thể yêu cầu giảm giá khi mua số lượng lớn hoặc cam kết hợp đồng dài hạn hơn. Việc tìm hiểu kỹ về bí quyết đàm phán hợp đồng cloud và SaaS sẽ mang lại lợi thế đáng kể.
Xây dựng văn hóa nhận thức về chi phí
Tối ưu hóa chi phí không phải là công việc một lần. Nó đòi hỏi một sự thay đổi trong văn hóa công ty. Do đó, việc xây dựng văn hóa FinOps, nơi mọi nhân viên đều có ý thức về chi phí, là cực kỳ quan trọng.
Hãy chia sẻ dữ liệu chi tiêu với các trưởng bộ phận. Đồng thời, khuyến khích họ đưa ra các quyết định mua sắm thông minh hơn. Khi mọi người cùng chịu trách nhiệm, chi phí sẽ được kiểm soát một cách tự nhiên.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
“Shadow IT” là gì và tại sao nó lại rủi ro?
Shadow IT là thuật ngữ chỉ việc nhân viên hoặc các phòng ban tự ý sử dụng các ứng dụng, phần mềm hoặc dịch vụ công nghệ mà không có sự phê duyệt hoặc giám sát của bộ phận IT. Mặc dù nó có thể giúp giải quyết công việc nhanh chóng, nhưng nó lại tiềm ẩn nhiều rủi ro lớn. Ví dụ, nó tạo ra các lỗ hổng bảo mật, gây khó khăn trong việc tuân thủ quy định (như GDPR), và dẫn đến chi tiêu lãng phí do nhiều nhóm mua cùng một công cụ.
Chúng tôi nên kiểm toán chi phí SaaS bao lâu một lần?
Tần suất lý tưởng phụ thuộc vào quy mô và tốc độ phát triển của công ty bạn. Tuy nhiên, một quy tắc chung là nên thực hiện kiểm toán toàn diện ít nhất mỗi quý một lần. Đối với việc theo dõi các giấy phép không sử dụng, bạn nên rà soát hàng tháng. Việc giám sát liên tục sẽ giúp bạn nhanh chóng phát hiện và xử lý lãng phí trước khi nó trở thành vấn đề lớn.
Sự khác biệt giữa quản lý chi phí SaaS và FinOps là gì?
Quản lý chi phí SaaS (SaaS Spend Management) tập trung cụ thể vào việc kiểm soát chi tiêu cho các ứng dụng phần mềm dạng dịch vụ. Mặt khác, FinOps là một khái niệm rộng hơn. Nó là một phương pháp thực hành và văn hóa quản lý tài chính trên nền tảng đám mây, bao gồm cả SaaS, IaaS (Hạ tầng như một Dịch vụ) và PaaS (Nền tảng như một Dịch vụ). Quản lý chi phí SaaS là một phần quan trọng trong chiến lược FinOps tổng thể.
Startup nhỏ có cần quan tâm đến tối ưu chi phí SaaS không?
Chắc chắn có. Trên thực tế, việc này còn quan trọng hơn đối với startup. Bởi vì mỗi đồng vốn đều quý giá và dòng tiền là yếu tố sống còn. Xây dựng thói quen quản lý chi phí SaaS ngay từ đầu sẽ tạo ra một nền tảng tài chính vững chắc. Nó giúp startup tránh được các khoản nợ kỹ thuật (technical debt) và nợ tài chính (financial debt) khi quy mô mở rộng.
Kết Luận
Tối ưu chi phí SaaS không chỉ là một bài tập cắt giảm chi phí đơn thuần. Thay vào đó, nó là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn, tăng cường bảo mật và giải phóng nguồn vốn để tái đầu tư vào tăng trưởng.
Bằng cách thực hiện theo các bước kiểm kê, phân tích và hành động, bạn có thể biến sự hỗn loạn của chi tiêu SaaS thành một lợi thế cạnh tranh. Hãy bắt đầu ngay hôm nay. Bởi vì, mỗi đồng tiết kiệm được là một đồng bạn có thể đầu tư cho tương lai của công ty.
