Mở Rộng RPA: 5 Chiến Lược Tối Ưu Ngân Sách Cho COE
Published on Tháng 1 24, 2026 by Admin
Tại Sao Mở Rộng RPA Lại Tốn Kém?
Khi một chương trình RPA phát triển, chi phí có thể tăng theo cấp số nhân. Nguyên nhân chính không chỉ đến từ một yếu tố. Thay vào đó, nó là sự kết hợp của nhiều khoản đầu tư khác nhau.Đầu tiên, chi phí bản quyền phần mềm thường là rào cản lớn nhất. Hầu hết các nền tảng RPA hàng đầu đều tính phí dựa trên số lượng bot, gây áp lực lớn khi quy mô tăng. Ngoài ra, chi phí hạ tầng để vận hành và quản lý các bot cũng không hề nhỏ. Cuối cùng, việc tuyển dụng và giữ chân nhân tài RPA có kỹ năng chuyên sâu cũng đòi hỏi một khoản đầu tư đáng kể.
Chiến Lược 1: Lựa Chọn Nền Tảng Thông Minh
Nền tảng bạn chọn có tác động trực tiếp đến tổng chi phí sở hữu (TCO). Do đó, một quyết định thông minh ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm đáng kể trong dài hạn. Đừng chỉ nhìn vào các thương hiệu lớn. Hãy xem xét một cách toàn diện.
Cân nhắc Mã Nguồn Mở
Các giải pháp RPA mã nguồn mở như Robot Framework hay TagUI đã trở nên rất mạnh mẽ. Chúng cung cấp các chức năng cốt lõi mà không tốn chi phí bản quyền. Mặc dù bạn có thể cần đầu tư nhiều hơn vào đội ngũ kỹ thuật để thiết lập và hỗ trợ, nhưng đây là một lựa chọn tuyệt vời để giảm chi phí ban đầu. Hơn nữa, cộng đồng mã nguồn mở rất lớn, cung cấp nhiều tài liệu và hỗ trợ.
Khám phá Các Lựa Chọn Low-Code
Nền tảng low-code cho phép những người không chuyên về lập trình, hay còn gọi là “citizen developer”, có thể tự xây dựng các bot đơn giản. Điều này không chỉ giảm sự phụ thuộc vào các chuyên gia RPA đắt đỏ mà còn tăng tốc độ triển khai. Bằng cách trao quyền cho các phòng ban, bạn có thể giải quyết nhiều vấn đề nhỏ một cách nhanh chóng.
Tận dụng Mô hình Cấp phép Linh hoạt
Đừng chấp nhận các hợp đồng bản quyền cứng nhắc. Thay vào đó, hãy đàm phán với nhà cung cấp về các mô hình linh hoạt hơn. Ví dụ, bạn có thể chọn mô hình trả tiền theo mức độ sử dụng (pay-as-you-go) hoặc giấy phép cho bot chạy đồng thời (concurrent bots). Điều này cho phép bạn chỉ trả tiền cho những gì bạn thực sự sử dụng.
Chiến Lược 2: Tối Ưu Hóa Hạ Tầng
Khi số lượng bot tăng lên, hạ tầng vật lý có thể nhanh chóng trở thành một nút thắt cổ chai tốn kém. Vì vậy, việc chuyển sang các giải pháp linh hoạt hơn là điều cần thiết để kiểm soát chi phí hiệu quả.
Chuyển sang Đám mây
Sử dụng hạ tầng đám mây (Cloud) cho phép bạn tăng hoặc giảm tài nguyên một cách linh hoạt. Bạn không cần phải đầu tư vào các máy chủ đắt tiền chỉ để dự phòng cho lúc cao điểm. Thay vào đó, bạn chỉ trả tiền cho tài nguyên máy tính mà bot của bạn tiêu thụ. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí một cách đáng kể.
Áp dụng Containerization và Serverless
Công nghệ container như Docker và các nền tảng serverless cho phép bạn đóng gói và chạy các bot một cách độc lập. Điều này có nghĩa là mỗi bot chỉ sử dụng tài nguyên khi nó hoạt động. Khi hoàn thành nhiệm vụ, tài nguyên sẽ được giải phóng. Việc áp dụng co giãn tự động cho workload biến đổi là chìa khóa để giảm lãng phí và tối ưu hóa hiệu suất.
Chiến Lược 3: Xây Dựng Nền Tảng Quản Trị Vững Chắc
Thiếu quản trị là một trong những lý do chính khiến các dự án RPA thất bại. Nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng lên đến 50% các dự án RPA ban đầu không đạt được mục tiêu do thiếu quản trị. Một nền tảng quản trị mạnh mẽ không chỉ giảm rủi ro mà còn giúp cắt giảm chi phí phát triển.
Tiêu chuẩn hóa và Tái sử dụng
Hãy xây dựng một thư viện các thành phần có thể tái sử dụng. Ví dụ, một module đăng nhập vào hệ thống ERP chỉ cần được xây dựng một lần. Sau đó, tất cả các bot khác có thể sử dụng lại nó. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian và chi phí phát triển, đồng thời đảm bảo tính nhất quán và dễ bảo trì.
Trao quyền cho “Citizen Developer”
Như đã đề cập, “citizen developer” có thể là một tài sản quý giá. Tuy nhiên, COE cần cung cấp các quy tắc, mẫu và quy trình rõ ràng. Điều này đảm bảo rằng các bot do họ tạo ra vẫn tuân thủ các tiêu chuẩn về bảo mật và chất lượng của công ty. Quản trị tốt sẽ ngăn chặn tình trạng “shadow RPA” không được kiểm soát.
Chiến Lược 4: Tập Trung Vào Con Người và Quy Trình
Công nghệ chỉ là một phần của câu chuyện. Để mở rộng quy mô thành công, bạn cần có quy trình phù hợp và sự tham gia của con người. Một chiến lược tập trung vào con người sẽ tạo ra một văn hóa tự động hóa bền vững.
Xây dựng Lộ trình Tự động hóa
Không phải quy trình nào cũng đáng để tự động hóa. COE cần làm việc với các bên liên quan để xác định và ưu tiên các cơ hội có tác động lớn nhất và nỗ lực thấp nhất. Một lộ trình rõ ràng giúp tập trung nguồn lực vào những nơi mang lại giá trị cao nhất, tránh lãng phí vào các dự án có ROI thấp.
Đo lường và Tối ưu Liên tục
Việc mở rộng quy mô không phải là một dự án làm một lần rồi thôi. Bạn cần liên tục theo dõi các chỉ số quan trọng. Việc phân tích các chỉ số sử dụng bot để tối ưu chi phí RPA sẽ giúp bạn xác định các bot hoạt động kém hiệu quả hoặc không còn cần thiết. Từ đó, bạn có thể tái phân bổ giấy phép và hạ tầng cho các nhiệm vụ có giá trị hơn.
Chiến Lược 5: Tích Hợp FinOps vào Vòng Đời RPA
FinOps, hay quản lý tài chính đám mây, là một phương pháp mang lại trách nhiệm tài chính cho mô hình chi tiêu biến đổi của đám mây. Áp dụng các nguyên tắc FinOps vào RPA giúp bạn có cái nhìn rõ ràng và kiểm soát chi phí một cách chủ động.
Giám sát Chi phí Chủ động
Thay vì chờ đợi hóa đơn cuối tháng, hãy sử dụng các công cụ để theo dõi chi phí RPA theo thời gian thực. Thiết lập các cảnh báo tự động khi chi tiêu vượt ngưỡng cho phép. Điều này giúp bạn phát hiện và giải quyết các vấn đề về chi phí trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Gắn thẻ Chi phí (Cost Tagging)
Hãy triển khai một chiến lược gắn thẻ nhất quán. Gắn thẻ cho mỗi bot với thông tin về phòng ban, dự án và trung tâm chi phí tương ứng. Điều này cho phép bạn phân bổ chi phí một cách chính xác và cho thấy giá trị mà RPA đang mang lại cho từng bộ phận của doanh nghiệp. Thị trường RPA toàn cầu dự kiến sẽ đạt 30 tỷ đô la vào năm 2030, cho thấy tiềm năng to lớn của việc quản lý hiệu quả.
Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)
RPA mã nguồn mở có đủ tốt cho doanh nghiệp không?
Có. Các nền tảng RPA mã nguồn mở hiện đại rất mạnh mẽ và có thể xử lý nhiều tác vụ phức tạp. Tuy nhiên, chúng thường đòi hỏi nhiều kỹ năng kỹ thuật hơn để thiết lập và bảo trì. Chúng là lựa chọn tuyệt vời cho các công ty có đội ngũ IT mạnh và muốn kiểm soát chi phí bản quyền.
Làm thế nào để thuyết phục lãnh đạo đầu tư vào quản trị RPA?
Hãy trình bày quản trị không phải là một chi phí, mà là một khoản đầu tư để giảm thiểu rủi ro và chi phí trong tương lai. Sử dụng các số liệu về tỷ lệ thất bại của các dự án RPA không có quản trị. Nhấn mạnh rằng quản trị giúp đảm bảo an ninh, tuân thủ và khả năng tái sử dụng, tất cả đều dẫn đến ROI cao hơn.
“Citizen developer” có gây ra rủi ro bảo mật không?
Họ có thể nếu không được quản lý đúng cách. Vai trò của COE là cung cấp một “sân chơi an toàn” cho họ. Điều này bao gồm việc cung cấp các mẫu được phê duyệt trước, các quy tắc rõ ràng về quyền truy cập dữ liệu và một quy trình đánh giá trước khi triển khai bot vào môi trường sản xuất.
Nên bắt đầu tối ưu chi phí từ đâu?
Hãy bắt đầu bằng việc đánh giá lại các hợp đồng bản quyền hiện tại và phân tích chỉ số sử dụng bot. Đây thường là hai lĩnh vực có thể mang lại kết quả nhanh chóng. Việc loại bỏ các giấy phép không sử dụng hoặc đàm phán lại hợp đồng có thể giải phóng một khoản ngân sách đáng kể ngay lập tức.
