Ứng dụng quy tắc khấu hao giảm chi phí thuế TNDN

Trong bối cảnh kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc tối ưu hóa chi phí luôn là ưu tiên hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Một trong những công cụ tài chính hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu này chính là áp dụng quy tắc khấu hao tài sản cố định. Việc hiểu rõ và vận dụng đúng các quy định về khấu hao không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản tốt hơn mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu gánh nặng thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Bài viết này sẽ đi sâu vào cách thức quy tắc khấu hao có thể trở thành một lợi thế chiến lược cho doanh nghiệp.

Khấu hao là gì và tại sao nó quan trọng?

Khấu hao là sự phân bổ có hệ thống giá trị của một tài sản cố định trong suốt vòng đời hữu ích của nó. Nói cách khác, thay vì ghi nhận toàn bộ chi phí mua sắm tài sản (như máy móc, thiết bị, nhà xưởng) vào chi phí của năm mua, doanh nghiệp sẽ chia nhỏ chi phí đó ra và tính vào chi phí hoạt động của mỗi kỳ kế toán (thường là hàng tháng hoặc hàng năm). Điều này phản ánh đúng hơn sự hao mòn, giảm giá trị của tài sản theo thời gian sử dụng.

Việc tính khấu hao giúp doanh nghiệp có cái nhìn chính xác hơn về lợi nhuận thực tế. Nó cũng là một khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, do đó, nó trực tiếp ảnh hưởng đến số thuế mà doanh nghiệp phải nộp.

Quy định mới về chi phí được trừ từ 01/10/2025

Luật Thuế TNDN năm 2025, có hiệu lực từ ngày 01/10/2025, mang đến nhiều thay đổi quan trọng liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải cập nhật kịp thời để tránh rủi ro về thuế.

Các khoản chi phí được tính vào chi phí thuế TNDN

Theo Khoản 1, Điều 9 của Luật Thuế TNDN năm 2025, một khoản chi phí được xem là được trừ khi đáp ứng đồng thời các điều kiện sau:

• Liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất – kinh doanh: Khoản chi phải phát sinh thực tế trong kỳ tính thuế và có mối liên hệ rõ ràng với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này bao gồm cả chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D) theo tỷ lệ phần trăm.
• Có tính chất đặc thù, được pháp luật cho phép trừ: Một số chi phí đặc thù được phép khấu trừ bao gồm:
  • Chi cho nhiệm vụ quốc phòng, an ninh.
  • Chi hỗ trợ tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội trong doanh nghiệp.
  • Chi đào tạo nghề cho người lao động.
  • Chi phòng chống HIV/AIDS tại nơi làm việc.
  • Chi tài trợ đúng quy định (giáo dục, y tế, văn hóa, thiên tai, nhà tình nghĩa, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số).
• Các khoản chi khác được phép tính vào chi phí hợp lý: Bao gồm chi nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ phục vụ số hóa; tổn thất do thiên tai, dịch bệnh không được bồi thường; chi cho cán bộ biệt phái; chi phí xây dựng công trình công cộng liên quan hoạt động SXKD; chi phí phục vụ mục tiêu trung hòa carbon, net zero; đóng góp vào các quỹ được Chính phủ/Thủ tướng cho phép.

Quan trọng nhất, các khoản chi này cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và việc thanh toán phải tuân thủ quy định pháp luật về không dùng tiền mặt, trừ các trường hợp ngoại lệ được Chính phủ cho phép. Đây là những quy định cốt lõi để doanh nghiệp xác định chi phí được trừ.

Khấu hao tài sản cố định và vai trò trong việc giảm thuế TNDN

Trong các khoản chi phí được trừ, khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) đóng một vai trò đặc biệt quan trọng. Khi một doanh nghiệp mua sắm hoặc đầu tư vào TSCĐ, chi phí ban đầu có thể rất lớn. Tuy nhiên, thay vì gánh chịu toàn bộ chi phí này trong một lần, việc áp dụng khấu hao cho phép doanh nghiệp phân bổ chi phí đó ra nhiều kỳ kế toán.

Ví dụ: Một doanh nghiệp mua một máy móc trị giá 1 tỷ đồng, có thời gian sử dụng hữu ích là 10 năm. Thay vì ghi nhận 1 tỷ đồng vào chi phí trong năm đầu tiên, doanh nghiệp sẽ trích khấu hao hàng năm là 100 triệu đồng (theo phương pháp đường thẳng, giả định giá trị thanh lý bằng 0). Khoản 100 triệu đồng này sẽ được tính vào chi phí hoạt động hàng năm, làm giảm thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp trong suốt 10 năm đó.

Điều này có nghĩa là, mỗi năm, doanh nghiệp sẽ có một khoản chi phí được trừ lớn hơn nhờ khấu hao, từ đó giảm thu nhập chịu thuế và số thuế TNDN phải nộp. Đây chính là ứng dụng trực tiếp của quy tắc khấu hao để giảm chi phí thuế.

Các phương pháp trích khấu hao phổ biến

Việc lựa chọn phương pháp trích khấu hao có thể ảnh hưởng đến thời điểm ghi nhận chi phí và lợi ích thuế. Các phương pháp phổ biến bao gồm:

• Phương pháp đường thẳng: Là phương pháp đơn giản nhất, chi phí khấu hao được phân bổ đều trong suốt thời gian sử dụng hữu ích của tài sản.
• Phương pháp số dư giảm dần có điều chỉnh: Phương pháp này cho phép doanh nghiệp trích khấu hao nhanh hơn trong những năm đầu sử dụng tài sản, mang lại lợi ích thuế lớn hơn ở giai đoạn đầu.
• Phương pháp theo sản lượng: Phù hợp với các tài sản mà mức độ sử dụng được đo lường bằng sản lượng sản xuất ra. Chi phí khấu hao sẽ thay đổi tùy theo sản lượng thực tế.

Doanh nghiệp cần lựa chọn phương pháp phù hợp với đặc điểm của từng loại tài sản và quy định của pháp luật thuế để tối ưu hóa lợi ích.

Các khoản chi phí không thuộc chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN (từ 01/10/2025)

Bên cạnh việc xác định các khoản chi phí được trừ, việc nhận diện các khoản chi phí không được trừ cũng quan trọng không kém. Theo Khoản 2, Điều 9, Luật Thuế TNDN năm 2025, có những khoản chi sẽ bị loại ra khỏi chi phí tính thuế:

• Các khoản chi không đáp ứng một trong các điều kiện tại Khoản 1 Điều này.
• Khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Khoản chi thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật (trừ các trường hợp ngoại lệ).
• Chi phí trích trước không có quy định hoặc không có chứng từ hợp pháp.
• Chi phí thuộc trường hợp bị cơ quan thuế loại trừ khi kiểm tra, thanh tra.
• Phần chi phí vượt quá định mức, giới hạn cho phép.
• Chi phí liên quan đến phần thu nhập đã được miễn thuế.
• Các khoản chi không liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.

Việc hiểu rõ danh sách này giúp doanh nghiệp tránh các sai sót có thể dẫn đến truy thu thuế và phạt.

Chi phí quản lý doanh nghiệp và cách tối ưu hóa

Chi phí quản lý doanh nghiệp (G&A Expenses) là tổng hợp các khoản chi phí gián tiếp mà doanh nghiệp phải chi trả để duy trì hoạt động kinh doanh hàng ngày. Đây là những chi phí không thể phân bổ trực tiếp cho một sản phẩm hay dịch vụ cụ thể nhưng lại thiết yếu cho việc vận hành toàn bộ hệ thống. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam, chi phí G&A thường được ghi nhận qua tài khoản 642. Các khoản chi phí này bao gồm lương nhân viên văn phòng, chi phí thuê mặt bằng, điện nước, chi phí pháp lý, bảo hiểm, tiếp thị (phần chung), và cả chi phí khấu hao tài sản cố định dùng cho mục đích quản lý.

Việc kiểm soát chặt chẽ chi phí quản lý doanh nghiệp mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp nhà quản trị có cơ sở để lập dự toán, đánh giá hoạt động kinh doanh, đưa ra quyết định đầu tư, đặt giá bán và quan trọng nhất là tiết kiệm ngân sách, sử dụng nguồn lực hiệu quả.

Tối ưu hóa chi phí quản lý doanh nghiệp có thể thực hiện qua nhiều cách:

• Tối ưu hóa các hoạt động quản lý: Rà soát lại quy trình làm việc, loại bỏ các bước thừa, đơn giản hóa thủ tục.
• Sử dụng công nghệ hiện đại: Áp dụng phần mềm quản lý, tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại để giảm thiểu nhân lực và sai sót.
• Lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất: Đàm phán với các nhà cung cấp dịch vụ (văn phòng phẩm, internet, điện thoại…) để có mức giá ưu đãi hoặc tìm kiếm các giải pháp thay thế hiệu quả hơn.
• Quản lý chặt chẽ chi phí khấu hao: Đảm bảo tài sản cố định được sử dụng hiệu quả, không để tình trạng lãng phí tài sản, đồng thời áp dụng phương pháp khấu hao phù hợp.

Việc áp dụng các phương pháp này không chỉ giúp giảm chi phí G&A mà còn gián tiếp làm tăng lợi nhuận và giảm thuế TNDN, vì chi phí quản lý, bao gồm cả khấu hao TSCĐ phục vụ quản lý, đều là các khoản được trừ.

Những lưu ý quan trọng khi áp dụng quy tắc khấu hao

Để việc áp dụng quy tắc khấu hao thực sự mang lại hiệu quả giảm thuế TNDN, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

1. Tính pháp lý của tài sản cố định

Chỉ những tài sản đủ điều kiện là tài sản cố định theo quy định của pháp luật mới được trích khấu hao. Tài sản đó phải thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, có giá trị từ một mức nhất định (theo quy định hiện hành), và thời gian sử dụng ước tính trên 1 năm.

2. Hồ sơ, chứng từ đầy đủ

Việc trích khấu hao phải dựa trên hồ sơ mua sắm tài sản hợp pháp, bao gồm hóa đơn, chứng từ, hợp đồng mua bán. Thiếu sót về hồ sơ có thể khiến khoản khấu hao bị cơ quan thuế loại trừ.

3. Tuân thủ quy định về phương pháp trích khấu hao

Doanh nghiệp phải đăng ký phương pháp trích khấu hao với cơ quan thuế và tuân thủ phương pháp đã đăng ký. Việc thay đổi phương pháp cần có lý do chính đáng và được chấp thuận.

4. Thời gian sử dụng hữu ích và giá trị thanh lý

Việc xác định thời gian sử dụng hữu ích và giá trị thanh lý của tài sản cần dựa trên đánh giá thực tế và quy định của pháp luật, tránh tình trạng khai khống hoặc khai giảm để trục lợi thuế.

5. Khấu hao tài sản cố định phục vụ sản xuất kinh doanh

Chỉ những tài sản cố định trực tiếp phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh mới được trích khấu hao và tính vào chi phí được trừ. Tài sản cố định không dùng cho hoạt động kinh doanh sẽ không được khấu trừ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần cập nhật các quy định mới nhất về thuế và kế toán để đảm bảo tuân thủ pháp luật. Việc tham khảo ý kiến của các chuyên gia tư vấn thuế là rất cần thiết để có chiến lược tối ưu hóa chi phí hiệu quả nhất.

So sánh chi phí được trừ trước và sau 01/10/2025

Luật Thuế TNDN năm 2025 mang đến những thay đổi đáng kể so với quy định trước đây. Trước ngày 01/10/2025, việc xác định chi phí được trừ chủ yếu dựa trên các quy định tại Luật Thuế TNDN hiện hành và các văn bản hướng dẫn. Các khoản chi phải đáp ứng điều kiện chung là liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, có đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp và không thuộc các khoản chi không được trừ theo quy định.

Tuy nhiên, từ 01/10/2025, Luật mới đã quy định rõ ràng hơn về các điều kiện để một khoản chi được coi là chi phí được trừ, đặc biệt nhấn mạnh vào tính liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh và các khoản chi có tính chất đặc thù được pháp luật cho phép. Sự thay đổi này đòi hỏi doanh nghiệp phải rà soát lại toàn bộ quy trình hạch toán và quản lý chi phí của mình.

Ví dụ, các khoản chi cho hoạt động đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số, hoặc phục vụ mục tiêu “net zero” nếu trước đây chưa được quy định rõ ràng thì nay đã được bổ sung vào danh mục chi phí được trừ. Điều này mở ra cơ hội để doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí thuế khi đầu tư vào các lĩnh vực này.

Câu hỏi thường gặp

Webinar: Key points of Decree 18/2021/ND-CP and other customs matters | 14 September 2021

Tóm lại, việc hiểu và áp dụng đúng quy tắc khấu hao tài sản cố định là một chiến lược thông minh để doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuế TNDN. Đồng thời, việc quản lý chặt chẽ các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp cũng đóng vai trò không nhỏ trong việc nâng cao hiệu quả tài chính. Doanh nghiệp cần liên tục cập nhật các quy định pháp luật và tìm kiếm sự tư vấn chuyên nghiệp để tối ưu hóa lợi ích thuế một cách bền vững.