Sa thải hay Đào tạo lại: Quyết định Tối ưu Chi phí Nhân sự

Trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động, việc quản lý nguồn nhân lực hiệu quả là yếu tố then chốt quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. HR Directors và Talent Managers thường xuyên phải đối mặt với những tình huống khó khăn: khi nào nên giữ chân một nhân viên có hiệu suất chưa cao bằng cách đào tạo lại, và khi nào thì việc sa thải là lựa chọn tối ưu về mặt chi phí? Bài viết này sẽ đi sâu vào phân tích các khía cạnh kinh tế đằng sau hai quyết định quan trọng này, giúp bạn đưa ra những lựa chọn chiến lược nhất.

Hiểu rõ Chi phí Ẩn của Nhân sự

Trước tiên, chúng ta cần nhìn nhận rằng mọi nhân viên đều mang lại một “chi phí” nhất định cho doanh nghiệp, không chỉ là lương thưởng. Chi phí này bao gồm cả những khoản trực tiếp và gián tiếp. Việc sa thải một nhân viên không chỉ đơn thuần là chấm dứt hợp đồng lao động; nó còn kéo theo các chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo nhân viên mới, và đôi khi là sự gián đoạn trong quy trình làm việc. Ngược lại, việc giữ lại một nhân viên kém hiệu quả cũng tiêu tốn nguồn lực mà lẽ ra có thể được sử dụng cho những mục đích sinh lời hơn.

Chi phí Sa thải Nhân viên

Khi một nhân viên rời đi, dù là tự nguyện hay do bị sa thải, doanh nghiệp thường phải đối mặt với một loạt các chi phí tiềm ẩn:

• Chi phí tuyển dụng: Bao gồm quảng cáo tuyển dụng, thời gian của bộ phận HR và người quản lý phỏng vấn, kiểm tra ứng viên, và chi phí cho các công ty tuyển dụng nếu có.
• Chi phí đào tạo nhân viên mới: Nhân viên mới cần thời gian để làm quen với môi trường làm việc, quy trình và văn hóa công ty. Chi phí này bao gồm cả đào tạo chính thức và chi phí cơ hội khi nhân viên mới chưa đạt năng suất tối đa.
• Chi phí pháp lý và hành chính: Các thủ tục liên quan đến chấm dứt hợp đồng lao động, thanh toán trợ cấp thôi việc (nếu có) và các giấy tờ hành chính khác.
• Ảnh hưởng đến tinh thần đồng đội: Việc sa thải có thể tạo ra tâm lý bất an và lo lắng cho các nhân viên còn lại, ảnh hưởng đến năng suất và sự gắn kết.
• Mất mát kiến thức và kinh nghiệm: Nhân viên rời đi có thể mang theo những kiến thức, kinh nghiệm quý báu mà công ty đã đầu tư để họ tích lũy.

Theo một số báo cáo, chi phí để thay thế một nhân viên có thể lên tới 1.5 đến 2 lần mức lương hàng năm của họ. Điều này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định sa thải.

Chi phí Giữ chân và Đào tạo lại Nhân viên

Đào tạo lại (retraining) là quá trình học hỏi hoặc dạy cho ai đó một kỹ năng mới để có thể đảm nhận một công việc khác. Đào tạo lại nhân viên có thể là một khoản đầu tư chiến lược, nhưng nó cũng đi kèm với chi phí:

• Chi phí đào tạo trực tiếp: Học phí cho các khóa học, chi phí thuê chuyên gia đào tạo, tài liệu học tập, và các công cụ hỗ trợ đào tạo.
• Chi phí thời gian: Thời gian nhân viên dành cho việc học thay vì thực hiện công việc hiện tại. Điều này có thể làm giảm năng suất trong một khoảng thời gian nhất định.
• Chi phí cơ hội: Nguồn lực (thời gian, tiền bạc) dùng cho đào tạo lại có thể được sử dụng cho các hoạt động khác mang lại lợi nhuận tức thời.
• Rủi ro không thành công: Không phải lúc nào việc đào tạo lại cũng mang lại kết quả như mong đợi. Nhân viên có thể không tiếp thu được kỹ năng mới hoặc không phù hợp với công việc mới.

Khi nào nên Đào tạo lại? Phân tích Dựa trên Chi phí

Quyết định đào tạo lại hay sa thải phụ thuộc vào nhiều yếu tố, nhưng góc độ chi phí là một trong những yếu tố quan trọng nhất. Dưới đây là các kịch bản và lý do nên cân nhắc đào tạo lại:

1. Nhân viên có Tiềm năng và Giá trị Lâu dài

Nếu một nhân viên đã gắn bó lâu năm, hiểu rõ văn hóa công ty, có thái độ làm việc tốt và tiềm năng phát triển, việc đầu tư đào tạo lại thường hiệu quả hơn là sa thải họ. Họ có thể thiếu một kỹ năng cụ thể cho vị trí hiện tại hoặc một vị trí mới đang cần, nhưng nền tảng của họ rất vững chắc. Ví dụ, một nhân viên bán hàng xuất sắc có thể gặp khó khăn với công cụ CRM mới. Thay vì sa thải, bạn có thể đào tạo họ sử dụng hệ thống này. Điều này giúp thiết lập CRM tối ưu chi phí và giữ chân nhân tài.

2. Chi phí Đào tạo lại Thấp hơn Chi phí Thay thế

Hãy so sánh chi phí ước tính cho một chương trình đào tạo lại với chi phí sa thải và tuyển dụng người mới. Nếu chi phí đào tạo lại thấp hơn đáng kể, đó là một tín hiệu rõ ràng để đầu tư vào nhân viên hiện tại. Ví dụ, trong ngành sản xuất và logistics, các kỹ năng đang thay đổi nhanh chóng do tự động hóa. Việc đào tạo lại nhân viên vận hành máy móc cũ sang máy móc mới, hoặc đào tạo kỹ năng quản lý kho hàng, có thể tiết kiệm hơn nhiều so với việc tìm kiếm ứng viên mới với những kỹ năng này. Xu hướng tuyển dụng dựa trên kỹ năng cho thấy tầm quan trọng của việc đánh giá đúng năng lực thực tế.

3. Nhu cầu về Kỹ năng Mới là Tạm thời hoặc Có thể Dự đoán

Nếu sự thay đổi về kỹ năng là do yêu cầu tạm thời của dự án hoặc do sự phát triển công nghệ có thể dự đoán trước, đào tạo lại là một giải pháp linh hoạt. Ví dụ, khi công ty áp dụng phần mềm mới, việc đào tạo lại cho tất cả nhân viên sử dụng phần mềm đó sẽ hiệu quả hơn là liên tục tuyển dụng những người đã biết sử dụng nó.

4. Môi trường làm việc cần sự Linh hoạt

Trong các ngành có nhu cầu thay đổi theo mùa hoặc theo đơn hàng cụ thể, việc đào tạo lại giúp nhân viên có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau. Điều này tăng cường sự linh hoạt của lực lượng lao động, giúp doanh nghiệp ứng phó tốt hơn với biến động thị trường. Ví dụ, nhân viên có thể được đào tạo chéo để hỗ trợ các bộ phận khác khi cần thiết.

5. Đào tạo lại như một Phần của Chiến lược Phát triển Nhân tài

Thay vì chỉ xem xét khi có vấn đề, việc chủ động đào tạo lại và phát triển kỹ năng cho nhân viên là một chiến lược dài hạn. Điều này giúp giữ chân nhân tài, tăng cường sự gắn kết và xây dựng một đội ngũ có khả năng thích ứng cao. Các chương trình đào tạo nội bộ có thể giúp giảm chi phí thuê chuyên gia ngoài.

Khi nào nên Sa thải? Phân tích Dựa trên Chi phí

Mặc dù đào tạo lại có nhiều lợi ích, nhưng có những trường hợp việc sa thải là lựa chọn kinh tế và hợp lý hơn cho doanh nghiệp.

1. Hiệu suất Làm việc Kém kéo dài và Không Cải thiện

Nếu một nhân viên liên tục không đạt được các mục tiêu hiệu suất, bất chấp các nỗ lực hỗ trợ, huấn luyện và đào tạo, thì việc tiếp tục giữ họ lại có thể gây tốn kém. Chi phí cơ hội của việc để một vị trí quan trọng bị trống hoặc do một người không đủ năng lực đảm nhận là rất lớn. Đôi khi, chi phí để cố gắng “cứu vãn” một nhân viên kém hiệu quả còn cao hơn chi phí sa thải và tuyển người mới.

2. Thiếu Kỹ năng Cơ bản hoặc Thái độ Không Phù hợp

Một số kỹ năng, như kỹ năng giao tiếp cơ bản, khả năng làm việc nhóm, hoặc thái độ tích cực, là nền tảng cho mọi công việc. Nếu nhân viên thiếu những yếu tố cốt lõi này và không thể hoặc không muốn cải thiện, việc đào tạo lại có thể không mang lại hiệu quả. Ví dụ, một nhân viên có thái độ tiêu cực, thường xuyên gây mâu thuẫn trong nhóm, khó có thể thay đổi chỉ bằng các khóa học kỹ năng. Các vấn đề về thái độ và kỹ năng mềm thường khó khắc phục hơn các vấn đề về kỹ năng chuyên môn.

3. Chi phí Đào tạo lại Quá Cao hoặc Không Khả thi

Trong một số trường hợp, yêu cầu kỹ năng mới quá phức tạp, đòi hỏi thời gian đào tạo quá dài, hoặc chi phí đào tạo vượt quá ngân sách cho phép. Ví dụ, việc đào tạo một nhân viên kế toán để trở thành chuyên gia AI có thể tốn kém và mất nhiều thời gian hơn là tuyển dụng một chuyên gia AI mới.

4. Vấn đề Pháp lý hoặc Đạo đức Nghiêm trọng

Nếu nhân viên vi phạm các quy định pháp luật, chính sách của công ty, hoặc có hành vi phi đạo đức nghiêm trọng, việc sa thải là cần thiết và không thể tránh khỏi, bất kể chi phí. Đây là vấn đề ưu tiên hàng đầu, vượt ra ngoài phạm vi phân tích chi phí đơn thuần.

5. Tái cấu trúc Doanh nghiệp hoặc Thay đổi Mô hình Kinh doanh

Khi doanh nghiệp trải qua quá trình tái cấu trúc, cắt giảm quy mô, hoặc thay đổi hoàn toàn mô hình kinh doanh, một số vị trí có thể trở nên dư thừa. Trong những trường hợp này, sa thải có thể là một phần của kế hoạch lớn hơn, nhằm tối ưu hóa cơ cấu tổ chức và chi phí hoạt động. Việc này đôi khi dẫn đến tình trạng nhiều doanh nghiệp Singapore tạm dừng tuyển dụng để đánh giá lại chiến lược nhân sự trong bối cảnh kinh tế biến động.

Phân tích Chi phí Tổng thể: Một Góc nhìn Toàn diện

Để đưa ra quyết định sáng suốt, HR Directors và Talent Managers cần có một cái nhìn toàn diện về chi phí, bao gồm cả chi phí ngắn hạn và dài hạn:

• Chi phí Ngắn hạn: Chi phí sa thải, chi phí tuyển dụng, chi phí đào tạo ban đầu.
• Chi phí Dài hạn: Năng suất của nhân viên, tỷ lệ giữ chân nhân tài, sự gắn kết của đội ngũ, sự phát triển của doanh nghiệp.

Bạn có thể sử dụng các mô hình phân tích chi phí như phân tích điểm hòa vốn, hoặc tính toán Lợi tức Đầu tư (ROI) cho việc đào tạo lại. Ví dụ, nếu chi phí đào tạo một nhân viên là X và họ mang lại Y lợi ích tăng thêm trong vòng Z năm, liệu ROI có đủ hấp dẫn không?

Một cách tiếp cận khác là xem xét chi phí theo từng giai đoạn phát triển của nhân viên. Ví dụ, với nhân viên mới, chi phí đào tạo ban đầu cao hơn. Với nhân viên kỳ cựu, chi phí duy trì thấp hơn nhưng nếu họ không còn phù hợp, chi phí thay thế lại rất lớn.

Công cụ Hỗ trợ Ra quyết định

Để hỗ trợ quá trình ra quyết định, các công cụ quản lý hiệu suất nhân sự (Performance Management Systems) có thể cung cấp dữ liệu chi tiết về hiệu suất, phản hồi từ đồng nghiệp và cấp trên, cũng như lịch sử đào tạo của nhân viên. Ngoài ra, các công cụ phân tích dữ liệu nhân sự (HR Analytics) có thể giúp định lượng hóa các chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo và tỷ lệ nghỉ việc.

Việc áp dụng các nguyên tắc Lean Management cũng có thể giúp xác định và loại bỏ các lãng phí trong quy trình quản lý nhân sự, bao gồm cả việc đưa ra quyết định sa thải hoặc đào tạo lại.

Vai trò của Lãnh đạo và Văn hóa Doanh nghiệp

Quyết định sa thải hay đào tạo lại không chỉ là vấn đề của bộ phận HR. Lãnh đạo cấp cao cần có tầm nhìn rõ ràng về chiến lược nhân sự và văn hóa doanh nghiệp. Một văn hóa coi trọng sự phát triển của nhân viên, nơi việc học hỏi và thay đổi được khuyến khích, sẽ có xu hướng ưu tiên đào tạo lại hơn.

Ngược lại, một môi trường làm việc quá áp lực, thiếu sự hỗ trợ, có thể dẫn đến việc sa thải hàng loạt khi hiệu suất không đạt yêu cầu, dù đó có thể không phải là giải pháp tối ưu về lâu dài.

The Layoff Landscape in 2025: DOGE, AI, Impact, Support and More

FAQ – Các Câu hỏi Thường gặp

Kết luận

Quyết định sa thải hay đào tạo lại nhân viên luôn là một bài toán cân bằng chi phí và lợi ích. Không có một công thức chung áp dụng cho mọi trường hợp. Tuy nhiên, bằng cách phân tích kỹ lưỡng các chi phí trực tiếp và gián tiếp, đánh giá đúng tiềm năng của nhân viên, và xem xét mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp, HR Directors và Talent Managers có thể đưa ra những quyết định chiến lược, tối ưu hóa nguồn lực và thúc đẩy sự phát triển bền vững.